山口県火災共済協同組合
当組合をご利用のお客様へ
当組合は、お客様からのご相談時、あるいは、ご加入時、ご契約時などに、お客様ご自身の「個人情報」をご提供いただいております。そこで、組合は、ご提供いただきました「個人情報」に関しまして、次に掲げる「個人情報保護宣言」を定め、お客様の「個人情報」の適正な保護に努めてまいります。
「個人情報保護宣言」
お客様の大切な情報を守り、安心してご利用いただけるサービスを提供していくことが我々の使命であります。そこで、お客様からの信頼を一層確かなものにし、安心して組合をご利用いただくため、次の各事項を遵守することをお約束いたします。
- 組合は、お客様の個人情報につきまして、目的の達成に必要な範囲以内でのみ、取得、収集、利用、提供、交換及び登録などを行わせていただきます。
- 組合は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、厳格な管理の下、安全に関する処置を徹底し、組合い職員を はじめ、必要とされる第三者及び委託先を監督します。
- 組合は、個人情報の保護に関する法令、各省庁ガイドライン等のほか、各規範を遵守します。
- 組合は、個人情報の保護に関する各規範を整備し、本規程のすべての適用対象者に周知させるとともに、定期的な見直しを図り、継続した監査・改善を行っていき ます。また、定期的な監査以外にも、各種法令等に弾力的に対応し、不備を見つけた場合には迅速に対応・改善していきます。
（１）個人情報の取得 組合は、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
（２）個人情報の利用目的 組合は、ご契約者から提供された情報について、共済制度の健全な運営とサービスの提供等のため、次の目的の達成に必要な範囲において利用させていただきます。①共済契約の引受、管理・履行、共済金の支払および付帯サービスの提供。
②共済事故の調査（医療機関・当事者等の関係先に対する照会等を含みます。）
③各県火災共済協同組合、全国共済商工組合連合会のほか、当組合の提携先企業・団体等の共済商品・金融商品・各種サービスの案内・提供。
（３）収集する個人情報の種類と収集方法 組合は、共済申込書、承認請求書、告知書、他社会保険証券・共済証書の写し、アン ケートやキャンペーンの実施、共済金の請求に係る書類等、その他関係書類の受領等の 方法により、ご本人の住所、氏名、年齢、生年月日、性別、職業、電話番号、共済契約の締結、維持管理、共済金・給付金の支払い、共済制度のご案内ならびにサービスの提供に必要な個人情報を収集しています。
（４）個人情報の提供 組合は、ご契約者から提供された情報について、共済制度の健全な運営のため、個人 情報の保護に関する法律、その他の法令等に規程されている場合のほか、次の場合につ いても第三者に提供させていただきます。①あらかじめ、ご本人が同意されている場合。
②利用目的の達成に必要な範囲内において、業務を外部へ委託する場合。
③ご本人または公共の利益のため必要であると考えられる場合。
④上記①に定める利用目的の範囲内において、各県火災共済協同組合、全日本火災共済協同組合連合会・全国共済商工協同組合連合会のほか、当組合の連携先企業・団体等と共同利用する場合。
⑤共済契約の適正な引受け、共済金の適正な支払および不適切な共済金の請求等を防止するため、共済団体・保険会社等の間において、共済契約、共済事故、共済金請求または共済金支払等に関する情報を交換する場合。
⑥共済金の適正かつ迅速な支払を行うために必要な範囲内の情報を、医療機関・調査会社、共済団体・保険会社・当事者等の関係先に提供する場合。
⑦再共済契約の締結または再共済金の受領等のため、再共済取引先に対して再共済契約上必要な情報を提供する場合。 ⑧その他、法令に根拠がある場合。 なお、ご契約者が上記内容にご同意いただけない場合は、共済契約をお引き受けすることができませんので、ご了承ください。
（５）個人情報の管理方法 組合では、お客様よりご提供いただいた「個人情報」の紛失、誤用、改変を防止するため、一般の利用者がアクセスできない安全な環境下に保管するなどして厳重なセキュリティ対策を施します。また、組合が信用に足りると判断し、「個人情報」の守秘義務等の契約を取り交わした事業者に、業務の一部として「個人情報」の取扱いを委託する場合がございますが、この場合にも、お客様の「個人情報」は、組合の責任の下において取扱いをさせていただきます。
（６）個人情報の開示、訂正、追加、削除等について 組合では、ご提供いただいた「個人情報」をできるだけ正確かつ最新の内容で管理いたします。お客様よりお申し出があった場合には、登録された情報の開示を行います。 また、不正確である場合には、登録された、情報について、訂正、追加などの変更、削除を行います。